Revista
de Investigación Apuntes Universitarios
DOI:https://doi.org/10.17162/au.v8i3.332
Volumen 8 - Número 3
(setiembre-diciembre) 2018
Business
Process Management SaaS para la gestión de proyectos concursables en un
contexto universitario
Nemias
Saboya Rios 1a, Esteban Tocto-Cano 2 , Edward J. Aguilar
Alvarado 3 y Omar Loaiza Jara4
1234Universidad Peruana Unión, Lima, Perú
1ORCID ID: https//orcid.org/0000-0003-4729-4192
2ORCID ID: https//orcid.org/ 0000-0002-7166-2197
3ORCID ID: https//orcid.org/ 0000-0002-3262-709X
4ORCID ID: https://orcid.org/0000-0002-1151-7158
Recibido: 17 de diciembre 2017
Aceptado: 28 de febrero de 2018
Resumen
BPM es una metodología que está enfocada principalmente a la gestión
de procesos, más que en sus resultados; a comparación de otras como la gestión
de la calidad total (TQM), Lean, Six sigma entre otros. El propósito de la
investigación fue elaborar un modelo de proceso para mejorar la gestión de
proyectos concursables en un contexto universitario con el enfoque
Business Process Management SaaS. El tipo de investigación fue de tipo aplicada
con enfoque cuantitativo y a su vez tecnológica porque se propuso formalizar el
proceso apoyado con una aplicación en la nube bajo el enfoque BPM SaaS. Para el
desarrollo de la investigación se utilizó las herramientas de la suite de
Bizagi Studio para el diseño de los procesos
y para la contratación de los resultados se elaboró un instrumento que fue validado por expertos y aplicado a
representantes de docentes, administradores y estudiantes. Los resultados demostraron que el proceso
para gestionar los proyectos concursables cumplen de manera efectiva con los
requerimientos establecidos, de modo que los resultados estadísticos corroboran que el 60% y
el 100% de los que validaron el proceso indicaron
que el modelamiento y el diseño están en un nivel Excelente y el 90% de
los mismos manifestaron que el monitoreo y la ejecución del proceso se
encuentran en el mismo nivel. El estudio realizado demostró que a partir del
diseño, modelado, control y ejecución del proceso propuesto basado en BPM SaaS
logró que contribuya a la gestión de los proyectos concursables.
Palabras clave: Proyectos de investigacion, porcesos, BPM,
SaaS.
a Correspondencia al autor
E-mail: estocan@upeu.edu.pe
SaaS
Business Process Management for projects seeking grants in a university context
Abstract
BPM is a methodology that is focused mainly on process management,
rather than on its results; compared to others such as total quality management
(TQM), Lean, Six sigma among others. The purpose of the research
study was to develop a process model to improve the management of research
projects competing for internal grants in a university context with the
Business Process Management SaaS approach. The type of research applied was a
quantitative and technological approach because it was proposed to formalize
the process supported with an application in the cloud under the BPM SaaS
approach. For the development of the research project,
the tools of the Bizagi
Studio suite were used to design
the processes and for the comparison of the results, and an instrument was
developed that was validated by experts and applied to representatives of
teachers, administrators and students. The results showed that the process to
manage the research projects effectively fulfill the established requirements, such that the statistical results
corroborate that 60% and
100% of those that validated the process indicated that the modeling and design
are in Excellent level and 90% of them said that the monitoring and execution
of the process are at the same level. The study showed that the design,
modeling, control and execution of the proposed process based on BPM SaaS managed to contribute to the management of research projects
internal competitions.
Key words: Participation, Process Management, BPM,
SaaS.
1.
Introducción
En la actualidad las universidades en el Perú están
ingresando en un proceso de cambio en busca de la calidad a partir de la mejora
de sus procesos que redundará en el reconocimiento de la sociedad, esto
conlleva a utilizar diversas estrategias de gestión que permita garantizar la
mejora continua en todos el que hacer universitario y como resultado obtengan un reconocimiento de universidad acreditada. A partir que el Sistema
Nacional de Evaluación,
Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa (SINEACE) publicó el
modelo de calidad para las universidades en el país, estas comenzaron a
efectuar una autoevaluación y poner
en marcha un conjunto de actividades estratégicas para potenciar sus procesos institucionales (procesos
estratégicos, misionales y de apoyo) con el objeto de cumplir con los
estándares establecidos en el modelo, lograr resultados sostenidos en el tiempo
y crear una cultura de mejora en toda la comunidad universitaria.
Las universidades que han logrado prestigio y
reconocimiento en el mundo fue en gran parte gracias a los resultados e impacto
de sus investigaciones e innovaciones, así como a políticas institucionales que sirvieron de impulsores en su momento;
una universidad que no
investiga es una institución sin garantía de calidad, en el Perú las
universidades más prestigiosas tienen el mismo patrón de comportamiento respeto a las del mundo.
Algunas de las estrategias
que utilizan son la motivación, coordinación y articulación de los niveles
estratégicos, con los niveles tácticos y operativos, no está más decir que es
el componente humano centrado primordialmente en los docentes y estudiantes
difundiendo su producción
científicos en eventos a nivel nacional e internacional, por consecuencia el
efecto conducente es que se logran
publicaciones en base de datos de alto impacto y reconocimiento
de la sociedad por los aportes que otorgan.
La producción científica de las universidades
peruanas está en crecimiento aunque insuficiente (CONCYTEC., 2017); existen
instituciones donde la participación, la producción y la publicación es mínima,
actualmente están comenzando a efectuar cambios inmersa en muchas de ellas a
partir de una transformación organizacional que permita garantizar la mejora
continua de sus procesos y procedimientos. Se espera que la coyuntura de cambio
actual pueda ir mejorando con el transcurrir del tiempo a través de la
utilización de metodologías y herramientas tecnológicas que fortalezcas esas
debilidades.
Diferentes metodologías, enfoques y modelos se han
elaborado para la gestión de procesos con enfoque de calidad, tales como: BPM,
EFQM, ISO 9001 entre otros. Estos aspectos de buenas prácticas sustancialmente
han sido vinculadas y soportadas por las tecnologías de información (TI). Sin
embargo, mayor número de aplicaciones se han realizado en diversos sectores
como el turismo, la construcción, medicina, educativo entre otras (González
López, 2009). Los resultados que obtienen producto de la aplicación de la
gestión por procesos fortalecen los vínculos de los participantes y formaliza
las actividades que generan valor a la organización, debido a estas
ventajas aquellas instituciones educativas que apostaron su uso obtuvieron resultados significativos.
La universidad privada no es ajena a los cambios
generados en su ambiente organizacional provenientes de las normativas del
Estado y el mundo competitivo. Los resultados del quehacer investigativo en la
universidad están dirigidos por acciones de un plan estratégico en el eje de
investigación, es a partir de allí que provienen iniciativas de trabajo
articulado donde docentes y estudiantes intervienen en proyectos de
investigación concursables y no concursables, producción de artículos de cursos
de los planes estudios alineados a investigación en otras actividades. En otras
palabras, actualmente la participación de los estudiantes y docentes en eventos
científicos que la universidad realiza forma parte de una estrategia para que
se fortalezca la cultura investigativa y hoy en día se pueden ver frutos dado
que existe un crecimiento progresivo de estos actores, sin embargo, aún se
necesita crecer en publicaciones con impacto e innovación para que se difundan
en eventos científicos externos a nivel nacional e internacional. En este
aspecto la institución tiene una limitada participación los estudiantes y
docente debido a que los existen procesos y procedimientos no consensuados y
totalmente formalizados.
Otra causa es que las funciones de los participantes
en proyectos de investigación externos no están del todo definidos o establecidos en el proceso
de participación actual.
Se identificó que existe pérdida de información respecto a la
participación de los estudiantes y docentes de años anteriores ya que el historial o registro de la
existencia de los proyectos varía en información, es decir los responsables a cargo a veces no tienen al alcance los datos
del mismo o al proceso que se utiliza para gestionar los proyectos.
Considerando la problemática plantada anteriormente
en este estudio, se propone la mejora del proceso para la gestión de proyectos
de investigación concursables bajo el enfoque Business Process Management Saas.
Esta propuesta ayudará a formalizar los procesos de participación de los
docentes y estudiantes en eventos científicos externos a nivel nacional e
internacional, adicional a ellos contribuirá a fortalecer la cultura científica
ganando experiencias y buenas prácticas, asimismo la aplicación derivada de la
automatización de BPM SaaS permitirá
el acceso a información en tiempo real,
contará con características de
almacenamiento seguro configurado en la web, así como los actores involucrados
en el proceso tendrán la facilidad de acceder a la aplicación desde cualquier
lugar.
Antecedentes
Es pertinente citar
que para esta investigación se seleccionaron algunos
antecedentes que sirvieron de base
en lo metodológico y propositivo. En ese sentido, Villa-González, Pons, & Bermúdez
(2013) dicen que existen muchos resultados de investigación relacionados con la gestión por procesos, que han sido obtenidos en
instituciones de educación superior de Cuba desde hace 10 años. El diseño de
metodologías para la gestión por procesos y otras afines a este enfoque,
requiere de un trabajo de investigación que tome en consideración los conceptos generales relacionados con la evaluación, la mejora y el control
o seguimiento de procesos, así como los métodos,
herramientas y técnicas requeridas para estos propósitos. El objeto de esta
investigación fue el estudio práctico del proceso de investigación en un ámbito universitario. En esta investigación se han utilizado
criterio de expertos,
las técnicas de mapping
process, planes de control, el análisis de modos y efectos de fallos, así
como otras técnicas estadísticas y de calidad.
Por su parte, Calle & Mayorga (2014) mencionan
que el desarrollo de Business Process Management en una empresa
educativa superior involucra la aplicación de estrategias aplicadas a los
procesos académicos y administrativos, establece un conjunto de técnicas y
métodos que permiten la integración de los procesos
de las distintas áreas que conforman la empresa. Es estudio tuvo como objetivo
implantar una herramienta de automatización BPM en el proceso de recolección de
evidencias para evaluación y acreditación de las carreras de la Universidad Técnica de Ambato en
Ecuador (UTA) de la Facultad de Ingeniería en Sistemas, Electrónica e
Industrial.
Tocto (2011) planteó una propuesta para la
optimización y cuantificación de procesos usando el enfoque Business Process
Management en el ámbito universitario. El desarrollo del modelo se realizó
en función a entrevistas en el nivel operativo como a nivel de dirección, asimismo se trabajó con una
herramienta de modelos BPM, herramienta que posibilitó el poder redefinir
procesos, subprocesos, tareas, entregables, roles, responsabilidades de los
procesos que estudió. Para la medición de la efectividad de los procesos
propuestos se implementó una solución con una serie de indicadores que
permitieron la medición de la efectividad de la solución puesta en marcha. La
definición y trabajo con los indicadores fueron definidos en función a los
diversos principios expuestos en el enfoque de Business Process Management.
1.1.
Gestión de procesos
Bravo (2013) define la gestión de procesos como una
disciplina que ayuda a la alta dirección de cualquier empresa a identificar,
representar, diseñar, formalizar, controlar,
mejorar y hacer más productivos los procesos organizacionales para lograr la
confianza del cliente, asimismo
HITPASS (2017), menciona
que la gestión de procesos
es la disciplina que hace posible que las organizaciones se
conviertan en más eficientes, productivas y tengan las mejores posibilidades
para su adaptación en el ambiente producto de cambios tecnológico y organizativos, gestionando los tiempos y costos como variables críticas. Debe entenderse que un proceso es la representación lógica y coherente de un conjunto
de acciones que se ejecutan
bajo ciertas condiciones o reglas de negocio (ver Figura 1)
ENTRADA
Figura 1 Procedimiento para la gestión por
procesos (Ernesto Negrin, 2005)
La gestión de procesos tiene un enfoque
orientado a los procesos del negocio que está en relación directa con el cliente y otro
que se relaciona con la tecnología donde busca determinar mecanismos para facilitar a la organización en la automatización de sus procesos, estos dos enfoques actualmente
se le conoce como Bussines Process Managament (BPM). BPM es un conjunto
de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar,
analizar y controlar procesos de negocio operacionales. Asimismo, es un enfoque
centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que se combina con las
tecnologías de la información. BPM es una colaboración entre personas de
negocio y tecnólogos en TIC para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles
y transparentes. (Garimella, Lees, & Williams, 2008, p. 99)
En este sentido BPM contempla el ciclo de mejora continua
como se muestra
en la Figura
2.
Figura 2. Ciclo de vida de BPM (Adaptado de
(Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2013)
1.1.1.
Identificación
de procesos
En esta etapa se identifica la naturaleza del problema que afecta al
negocio y que está relacionado a los procesos de una vista estratégica y de
alto nivel (grupo de proceso de formación, estratégico y de apoyo,
adicionalmente). Normalmente estos procesos responden a resultados no totalmente
estables o totalmente inestables y son medidos en la etapa del control por
medio de variables críticas del proceso (KPV).
2.1 Modelado de procesos (Modelo del proceso)
En esta
etapa se representa en forma gráfica la secuencia lógica de actividades a
través de roles e interacciones tal como se desarrolla en el negocio
(As-Is) formulando una línea base que permita identificar oportunidades
de mejora y a su vez punto de partida para el ciclo de mejora continua. Para
HITPASS (2017a) el modelado de un proceso contempla la documentación que
comprende el diagrama de flujo, la ficha del proceso, la políticas del negocio y procedimientos que se utiliza
para la implementación del proceso,
además, Bravo (2013) propone
incluir los indicadores, puntos de control, riesgos del proceso. Para
representación de los procesos existen una variedad de técnicas, como lo
menciona HITPASS (2017) en tres grupos: técnicas orientadas al flujo de datos,
al flujo de control y orientadas a objetos. La BPMN se encuentra dentro de la
categoría flujo de control
1.1.2.
Analizar del proceso
En esta etapa se comprende el proceso en función a las necesidades
que se requiere para alcanzar los objetivos del negocio. Para Galvis-Lista
& González-Zabala (2014) analizar el proceso se refiere a las características que deberían tener los proceso
para asegurar objetivos relacionados con la eficiencia,
eficacia y efectividad. Asimismo, Bravo (2013) menciona que el análisis del proceso significa
establecer la brecha
entre la situación actual y la deseada
de los procesos priorizados y decidir el camino más adecuado para su optimización, es decir, se compara
los resultados del proceso con los objetivo
que pretende alcanzar
la organización
(instituciones de educación superior).
1.1.3.
Mejorar/rediseñar
el proceso
En esta etapa se considera el camino de mejora o rediseño según la
decisión tomada en la etapa de análisis. Si el proceso requiere cambios
pequeños apunta a la mejora continua, de lo contrario, a un rediseño de
procesos, ambas alternativas de solución tienen sus propias técnicas. Además
(Dumas et al., 2013) mencionan que en esta etapa se reconocen los cambios que
se combinan para decidir una mejora o un rediseño del proceso, considerando el
alcance de los objetivos de la organización.
1.1.4.
Implementar el proceso
Para esta etapa se define las condiciones para la ejecución de los
procesos mejorados (TO- BE) de manera
que se implementen desde las perspectivas del negocio o tecnológicas. Desde la prospectiva tecnológica se
utilizan herramientas que faciliten la ejecución de la automatización del
proceso, con herramientas BPMS. Las herramientas
BPMS contemplan la combinación de la gestión del proceso con la tecnología, y a
su vez, garantice el impacto de las tecnologías en el negocio.
1.1.5.
Monitorear y
controlar el Proceso
En esta etapa se observa
como está ejecutándose el proceso y bajo qué mecanismos se logra
controlarlo, a través de indicadores que permiten medir el rendimiento del
proceso. Los indicadores permiten medir el nivel de avance o cumplimiento del
objetivo del proceso. Actualmente BPM cuenta con herramientas BPMS para la
automatización de procesos, los mismos que incorporan indicadores Business
Activity Monitoring (BAM) que permiten tener acceso a la información en tiempo
real, por medio de paneles de control para tomar acciones correctivas y
preventivas oportunamente.
1.2.
BPM SaaS
Para Robledo (2009) BPM SaaS es un software que
otorga un servicio enfocada a la realización de diversas actividades a través
del internet el cual permite modelar, diseñar, ejecutar, integrar, administrar,
monitorear y analizar los procesos de negocio. Este servicio está relacionada con la integración de la web y el software y a su vez otorgan
el acceso desde
cualquier
lugar, asimismo requiere de una infraestructura tecnológica del sistema
(software y hardware) y la virtualización que soporte el desarrollo de las aplicaciones
como servicios.
BPM para facilitar
la experiencia de ofrecer un mejor servicio
a los clientes ( en este caso instituciones educativas universitarias), utiliza
una arquitectura bajo la plataforma SaaS que consiste en
que los clientes ya sean persona
natural o institución requieren de aplicaciones (herramientas de procesos) como
servicios y estos a su vez puedan dar soporte a través de componentes como
seguridad, cuentas, contraseñas entre otros, asimismo otorga el servicio de meta-datos, tenant que
presenta un dominio propio pero en una misma base de datos y también otorga los
servicios de infraestructura de software y hardware (ver Figura 3)
Figura 3. Arquitectura SaaS recuperado de:
https://sg.com.mx/content/view/674
1.2.1.
BPM en la nube
Aleem & Ahmed (2017) manifiesta que en los
últimos años se vive un cambio exponencial en diferentes industrias y en la
forma de cómo se emplea las tecnologías de información, este cambio implica ser
consiente de cómo los requerimientos de esta tecnología exige cambios de
paradigmas en el desarrollo de arquitectura empresariales, ya que la
infraestructura y las tecnologías que se requiere manejar se encuentran
configuradas en un entorno remoto y distribuido en la nube. Entonces esto
implica un conocimiento más amplio que el que se tenía en el empleo de métodos
y tecnologías para el desarrollo tradicional de software.
El consumo de servicios basados en SaaS actualmente
muestra un conjunto variado de características debido al incremento de
competidores en este mercado ya que visualizan oportunidades de negocio
ofreciendo a través de este servicio mejores resultados. Esta tendencia se
remarcará más aun en tanto la construcción de sistemas informáticos sean más
distribuidos, interdependientes y tercerizados como lo sostiene Aleem &
Ahmed (2017)
La aplicación de BPM basada en la nube otorga a los
clientes la posibilidad de utilizar sistemas
informáticos (software) y pagar solo por el uso de la misma,
en lugar de invertir en la elaboración de un software que
posiblemente sea muy costoso ya que estos sistemas
informáticos requieren de manteamiento y
hardware (Martienez-Garro & Bazan, 2013). Estos sistemas son flexibles y se adaptan
de acuerdo a las necesidades del usuario y estos no se preocupan del aprovisionamiento de
los recursos ya que existe en la
actualidad una alta adaptabilidad de servicios en la nube (Figura 4)
Figura 4. Esquema de Servicio en la nube
adaptado de (Martienez-Garro & Bazan, 2013)
1.3.
Comparación de herramientas BPMS
En un
contexto universitario el uso de las herramientas BPMS requiere atención
especial porque tienen una orientación profesional, así como formativa; en ese
sentido, se evaluaron herramientas
BPMS que destacan en el mercado. Según el cuadrante mágico de Gartner (Gartner,
2017) refiriéndose a la Suites de Gestión de Procesos Empresariales
Inteligentes, ubica a BizAgi en el primer lugar como BPMS “Retadora” y
a ORACLE Suite en el tercer lugar del mismo cuadrante; mientras que IBM Suite se ubica en el tercer lugar como BPMS
“Lideres”, asimismo, AuraPortal proporciona capacidades altamente
inteligentes y está ampliando aún más su alcance en organizaciones medianas y
grandes, y se ubica en el cuadrante de BPMS “Visionarias, finalmente,
BonitaSoft es considerada como una BPMS “jugadora de nichos”. Se
aplicaron 7 criterios de decisión para identificar cual es la herramienta que
más se adecua a un contexto universitario, como su puntuación del “0” como
Deficiente, “1” como Limitado, “2” como Eficiente y “3” como Muy Eficiente (ver
Tabla 2)
Tabla 1
Valoración de
herramientas BPMS
|
Criterio de decisión
|
IBM
Suite
|
Oracle
Suite
|
BonitaSoft
|
Bizagi
Suite
|
AuraPortal
|
|
Facilidad de uso
|
1
|
1
|
1
|
3
|
3
|
|
Costo
|
1
|
1
|
3
|
1
|
1
|
|
Acceso a licencia de prueba
|
1
|
1
|
2
|
1
|
3
|
|
Tutoriales y soporte técnico
|
1
|
1
|
2
|
3
|
2
|
|
Servicios web implementados
|
2
|
1
|
1
|
2
|
2
|
|
Requiere Programación
|
2
|
1
|
1
|
2
|
2
|
|
Sincronización con la nube
|
2
|
1
|
3
|
3
|
1
|
|
Puntaje Total
|
10
|
7
|
13
|
15
|
14
|
Fuente: Elaboración Propia
En este contexto, BizAgi Suite resalta como una BPMS
con facilidad de uso, con mucha información por sus tutoriales y soporte
técnico, así como la sincronización en la nube, siendo objetivo de
esta investigación.
2.
Metodología
2.1.
Tipo de estudio
El estudio es de tipo tecnológico porque se
desarrolló una aplicación de servicios que automatizo el proceso de gestión de
proyectos concursables bajo el enfoque BPMSaaS, de modo que permite mejorar la
situación problemática encontrada; y a su vez cuantitativo ya que se realizó
mediaciones del proceso a través de indicadores relacionados a la calidad de la
misma.
2.2.
Diseño de investigación
El estudio es no experimental porque no se
manipularon de manera intencional ni deliberadamente ninguna variable y
trasversal porque el desarrollo de la aplicación de servicios que automatizó el
proceso se realizó en un único momento.
2.3.
Participantes
La población objeto de estudio estuvo constituida por
los involucrados en los procesos objeto de estudio
siendo estos los administradores, académicos, docentes y estudiantes de la universidad
privada. La selección fue considerando la intención de los participantes en
apoyar en el estudio.
2.4.
Instrumentos
Se utilizó la técnica de la encuesta
mediante un cuestionario elaborada expresamente para esta investigación y validado por
expertos. Por otro lado, el instrumento estuvo dimensionada por indicadores
referentes al Diseño, Modelamiento, ejecución y monitoreo; Asimismo se analizó ítem por ítem considerando el valor de cada uno de ellos y se estableció
escalas para determinar el nivel de evaluación. El software utilizado fue para
el análisis fue SPSS v24.
3.
Resultados y
Discusión
3.1.
Resultados referentes a la aplicación del instrumento
En la Figura 5, se aprecia los resultados de las
dimensiones respecto a la evaluación de la percepción que tuvieron los usuarios
en función a la gestión de proyectos concursables apoyado por la aplicación del BPMSaaS. En referencia a la dimensión
del diseño el 60% de los encuestados manifestaron que
proceso tiene un nivel excelente y el 40% bueno, estos resultados implica que
las actividades del proceso son fáciles de entender y la presentación del mismo
facilita su compresión. Asimismo, el 100% manifestaron que el modelamiento del
proceso es excelente, porque los roles de los usuarios en el procesos están
alineados al flujo de las actividades que efectúan, en este entender, los
mensajes de los campos de las actividades que les corresponden les son
orientadas y validadas por los interfaces graficas de la aplicación. De igual
manera el 90% consideró que el monitoreo y la ejecución de la aplicación es
excelente respectivamente, en tanto que el 10% para ambas dimensiones lo
consideró como bueno, en lo que se refiere a la facilidad de comprender y
aprender con las interfaces gráficas, de manera que el proceso continua su
ejecución mediante mensajes de confirmación de datos, advertencias u otros
especificando la causa del error y como solucionarlo generando reportes pertinentes
que apoyen al proceso.
|
|
Diseño
|
Modelamiento
|
|
|
Monitoreo
|
Ejecución
|
|
Figura 5. Resultados de las dimensiones de
la calidad del proceso percibida por los usuarios
3.2.
Resultados referente a la implementación del BPMSaaS
En la Figura 6, se visualiza la propuesta del
proceso mejorado que sirve de base para la Automatización del mismo. Los
cambios introducidos al modelo son: La formulación y evaluación del proyecto
ahora se ejecutan de forma separadas, un visto bueno de la primera actividad permite que se lleve a
cabo la otra, lo que es saludable, porque permite corregir inconsistencia del proyecto antes de tiempo;
el siguiente mejora
versa respecto a la ejecución del proyecto en instancias
universitarias de aprobación, ahora una instancia inferior válida para que el
proceso continúe, antes una instancia inferior la aprobaba y las demás solo
registraban; otro cambio significativo en respecto a la forma como se controla
la ejecución del proyecto, que se hacía
al documento en su conjunto,
con la mejora el control
se hace por componentes del proyecto
(entregables, cronograma y presupuesto) para garantizar el avance del proyecto;
finalmente los resultados de la ejecución del proyecto se plasma en un artículo científico empírico, es
considerado como parte del proceso hasta su publicación, cuando antes solo
terminaba con la recepción del este documento sin su respectiva validación.
Revista de Investigación Apuntes
Universitarios
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8 - Número 3 (setiembre-diciembre) 2018
Figura 6.
Propuesta de mejora del proceso para proyectos concursables
3.3.
Descripción del Modelo de Datos
En la Figura 7 se muestra el modelo de datos, y se registran 8
entidades maestras: procesodetesisunificado, estudianteinvestigador,
investigadorasociado, ConsejodeFacultad, DGoentidadorganizadora,
Consejouniversitario, Solicitante, Comitécientífico y 6 entidades
paramétricas: categoriadocenteasociado, categoriadocenteprincipal,
generocomitecientifico, estadoproyecto, tipoconvocatoria, Cumplimiento, estas contiene todos los atributos
y relaciones de los casos. Según
BizAgi (2017) el modelo de datos se crea una sola vez y se usa durante
todo el proceso. El modelo de datos puede ser reutilizado en todos los procesos creados
en el mismo proyecto sin restricciones.
Figura 7 Modelo de datos del proceso de partición
de estudiantes y docentes en proyectos de investigación
3.4.
Resultados del
proceso
En la Figura 8 la opción de consultas de BizAgi
lleva el seguimiento del estado de convocatorias que lanza Dirección General de
Investigación de la universidad peruana. Se muestra un buscador con campos
específicos.
Figura 8 Ventana de búsqueda para datos
de convocatorias
En la Figura 9 se muestra
el estado de los proyectos registrados, por ejemplo
nombre de la convocatoria,
tipo de convocatoria, institución, lugar del evento, entidad responsable la
convocatoria. En la figura podemos
visualizar datos de la convocatoria, se muestran datos como
nombre de la convocatoria disponible, el tipo de convocatoria que se realiza,
la institución y el lugar del evento cuando la convocatoria es interna por defecto es en la universidad peruana
estos datos son vistos solamente por los rolos correspondientes y solicitantes.
Figura 9 Reporte de Convocatoria de
Proyectos
3.5.
Indicadores
Para Tocto (2011) los indicadores en BizAgi muestran
información comprensible y fáciles de interpretar basados en información
precisa, en tiempo real, permitiendo en este caso a la dirección de
investigación de la universidad peruana hacer ajustes de flujo ágiles así como
decisiones mejores y más eficientes para optimizar el desempeño del proceso de
participación de estudiantes y docentes en proyectos de investigación. A
continuación, veremos algunos indicadores.
3.2.1
BAM de procesos
En la Figura 10 los indicadores BAM proveen
información sobre el estado actual de los casos en marcha. El Process BAM está
dividido en dos secciones:
·
Cargar Análisis
Figura 10 Análisis de carga de los casos
del proceso
En este análisis del proceso de participación de
estudiantes y docentes en proyectos de investigación no se observan casos que
están a tiempo, ya que los casos existentes han sido culminados, 0 que están en
riesgo y 2 casos que están atrasados.
·
Trabajo en Progreso
En la Figura 11, grafico de barras se observa que el
100% de casos están abiertos y estas a tiempo, mientras que un 0% están en
riego. En riesgo se dice cuando vence el día de hoy, y un 0% de los casos están
retrasados. En la misma figura, grafico de pastel se observa cuando será la
fecha de vencimiento de las tareas que están prontas a vencerse.
Figura 11 Trabajo en progreso en los
casos del proceso.
3.2.2
Análisis de los
procesos
En la Figura 12 se observa
indicadores respecto al análisis de los procesos,
existen 6 nuevos casos, 4 tuvieron finalizaciones
correctas y 0 anulaciones.
Figura 12 Análisis de procesos
4.
Conclusiones
1.
Se diseñó
el proceso para la gestión
de proyectos de investigación concursables que mejoró la participación de los estudiantes y docentes en proyectos de investigación bajo el enfoque BPM SaaS considerando los
requerimientos de la dirección de investigación de la universidad privada y
respaldada por expertos que validaron dicho proceso, de manera que fue
formalizado y planteado un nuevo esquema de trabajo donde se puede obtener
datos e información de los estudiantes y docentes respecto a su participación.
2. Se logró implementar la automatización del
proceso de manera efectiva, estableciéndose nuevas funciones en los roles de
los participantes y además la integración del proceso con el servidor web del
portal de trabajo de BIZAGI 10.7.0.2082 demostrando la aplicabilidad del
servicio en la nube.
3. Se demostró la efectividad del proceso, de
manera que en los reportes se logra obtener información necesaria para
evidenciar la participación de los estudiantes y docentes en proyectos de
investigación, control de la información de los componentes del proyecto pueda,
garantizando el almacenamiento de toda la información del proyecto de manera
que sirva soporte para futuros informes.
4.
El proceso permite que
las actividades puedan ser monitoreadas de acuerdo a las condiciones
establecidas según la información ingresada y los plazos establecidos, además
el proceso cuenta con reportes de estado de las actividades, el progreso de las
actividades del proceso y el resumen de toda la información que se requiere
para correcto monitoreo.
Referencias
Aleem, S., & Ahmed, F. (2017). Architecture
guidelines for SaaS development process, 94– 99.
BizAgi, . (2017). Bizagi 11.1 BPM Suite User Guide -
Digital Business Platform. Retrieved March 18, 2018, from http://help.bizagi.com/bpm-
suite/es/index.html?modelo_de_datos.htm
Bravo, J. (2013a). Gestión de procesos (EDITORIAL).
Santiago de Chile.
Bravo, J.
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